Combinación de correspondencia en Word

Hola a todos, hoy os explicaré como utilizar la combinación de correspondencia, que es una herramienta que nos permite la creación de un conjunto de documentos conteniendo el mismo tipo de información pero lo único que varia son los datos del destinatario.

Para crearlas en word 2007 o 2010, haremos lo siguiente:

  • Primero nos vamos a la pestaña de correspondencia y pinchamos en “iniciar combinación de correspondencia”, no aparecerá una lista desplegable y seleccionaremos la opción “Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia…”. Este asistente nos ayudará a crear nuestra combinación de correspondencia.
  • Nos aparecerá a la derecha de la pantalla, el asistente de combinación de correspondencia. Primero seleccionaremos el tipo de documento (carta, e-mail,etc.), también nos hace una breve explicación sobre el tipo de documento. Después le daremos a siguiente.

combinacion de correspondencia tipo de documento word

  • En el segundo paso, elegiremos que documento usaremos para la combinación de correspondencia, puede ser el documento actual, otro que tengamos guardado, etc. Le daremos a siguiente, cuando hayamos hecho nuestra elección.

combinacion de correspondencia seleccion de documentos word

  • En el paso 3, tendremos que elegir los contactos que mandaremos el documento, podemos elegirlos a partir de nuestros contactos de outlook o crear una lista nueva de contactos, para ello seleccionamos la opción “crear una lista nueva” y le damos en “crear” que nos aparecerá. Saldrá una tabla que deberemos completar con los datos de nuestros contactos, aunque también podemos personalizar que datos queremos ver con la opción “personalizar columnas”. Una vez la tengamos, le asignamos un nombre y la guardamos.

combinacion de correspondencia creacion de lista de destinatarios

  • Después escribiremos la carta, e-mail, etc. También se puede escribir antes de empezar con el asistente. Lo mejor es que podemos poner una linea de saludo que podemos personalizar, el código postal, la ciudad, etc. todo se saca de la lista de contactos que nosotros hemos hecho.

combinacion de correspondencia asignacion de campos

  • Después, se vera una vista previa del documento, según cada destinatario.

combinacion de correspondencia vista previa

  • En el ultimo paso, no tenemos que hacer nada en concreto, podemos imprimirlo o personalizar cada carta si así lo deseamos.

combinacion de correspondencia completado

  • Si no queremos usar el asistente, simplemente seleccionaremos el tipo de documento en  “iniciar combinación de correspondencia” y seleccionar a los destinatarios en “seleccionar destinatarios”, creando una lista o seleccionando una que tengamos ya creada. Una vez lo hagamos, podemos añadir campos al documento.

Para ver el resultado final, aqui he hecho yo mismo una carta a varias personas sobre el aviso del pago de una factura.

Aquí estan la carta y sus campos:

combinacion de correspondencia ejemplo

Aquí esta la vista previa:

combinacion de correspondencia vista previa ejemplo

Espero que os sea de ayuda.

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