Validación de datos Excel

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Hola a todos, hoy os explicare como podemos validar datos que introduzcamos en una hoja de excel, vale tanto para excel 2007 como para excel 2010.

Validar datos en excel es muy útil  ya que nos permite que el usuario o nosotros mismos, nos aseguremos de que los datos se introducen son correctos.

Por ejemplo, para una factura en cantidad de un producto, solo podamos meter datos numéricos positivos y no una cadena de texto o algún numero negativo.

Vamos a ver un ejemplo practico. En la siguiente imagen mostramos una pequeña factura de un negocio de reparaciones (algunos campos están completados a partir de formulas).

Nuestro objetivo sera validar  los datos que se encuentran en la columna “unidades” para que al realizar el calculo en la columna importe, no nos de ningún error. En este caso vamos a indicar que el numero de unidades deba ser un entero positivo, siendo el mínimo 1.

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Para validar los datos, primero seleccionaremos el rango de celdas que queremos validar, pinchamos en la pestaña Datos -> validación de datos (en el apartado de herramientas de datos).

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Nos aparecerá esta ventana.

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En la pestaña Configuración, indicaremos que tipo de datos (entero, decimal, fecha, etc) y lo que debe cumplir para que se acepte en la hoja excel (mayor que, menor que, entre, igual a, etc), si no se cumple, excel nos mostrara una ventana de error diciendo que ese dato introducido no es valido.

Para nuestro caso seleccionaremos en Permitir, numero entero (si se introduce algo que no sea un entero, saltara el error), en Datos, mayor o igual que (esto hará que solo aceptara el valor que sea mayor o igual al introducido) y en Mínimo, escribimos un 1 (en caso de que sea menor a este numero nos saltara el error).

También podemos seleccionar la opción “omitir blancos”, si la seleccionamos, en caso de dejar una celda del rango vació, no nos saltara el error, pero si la deshabilitamos y dejamos una celda vacía si nos saltara el error.

NOTA: si en lugar de un 1 hubiéramos puesto un 0, esta opción no tiene utilidad ya que se supone que cuando una celda es nula es como si tuviera un 0.

Vemos que si introducimos un valor erróneo, nos aparecerá esta ventana. Veremos un poco mas adelante como personalizar esta ventana.

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En la pestaña Mensaje de entrada de la ventana que nos aparece al pinchar en la validación de datos, nos permite indicar con un simple texto que es lo que debe introducirse en la celda, esto es muy útil, en caso de terceros ya que ellos no saben en principio, las restricciones impuestas.

Simplemente ponemos un titulo y el mensaje con la condicion que debe cumplir el valor de la celda.

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Al tener seleccionada una celda del rango con esa restricción nos mostrara el mensaje que hemos escrito.

ejemplo-validacion-datos-5En la pestaña Mensaje de error, nos permite personalizar el mensaje que aparece cuando insertamos un dato que no es correcto. Lo único que debemos hacer es insertarle un titulo, un mensaje y seleccionar el tipo de error.

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Los tipos de errores pueden modificar el comportamiento a la hora de introducir los datos:

  • Detener: si se inserta un dato no valido, nos obliga a que insertemos un dato valido para la celda.

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  • Advertencia: si se inserta un dato no valido, nos informa de que no es valido, pero no nos obliga a que insertemos un dato valido.

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  • Información: si se inserta un dato no valido, nos  informa del dato no es valido, es como el anterior pero algo mas simple.

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Espero que os sea de ayuda. Si tenéis dudas, preguntad. Estamos para ayudarte.

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